Относно: Формата и съдържанието на първичните счетоводни документи
По повод множество отправени запитвания относно формата и съдържанието на първичните счетоводни документи, във връзка с приетия нов Закон за счетоводството (ЗСч) и необходимостта от единно прилагане на нормативните актове от данъчните органи, Главна данъчна дирекция изразява следното становище:
С Държавен вестник", бр. 98 от 16.11.2001 г. е приет нов Закон за счетоводството, в сила от 1.01.2002 г. Съгласно чл. 7 от същия се регламентират реквизитите на първичния счетоводен документ:
- адресиран до други предприятия или физически лица (ал. 1, т. - 6)
- обслужващ само дейността на предприятието (ал. 2, т. 1 - 5).
Едно от правомощията на главния данъчен директор по смисъла на чл. 237, ал. 1, т. 10 от Данъчния процесуален кодекс е разясняване на данъчното законодателство и съдействие за повишаване на данъчната култура на данъчните субекти. Във връзка с прилагането на новото счетоводно законодателство в данъчната практика и получените становища от дирекция Бюджет и държавно съкровище", сектор Счетоводство на реалния сектор" при МФ, Главна данъчна дирекция Ви уведомява за основни принципни моменти, които следва да се имат предвид при осъществяване и документиране на стопански операции между данъчните субекти.
1. Относно промяната в реквизитите на първичния счетоводен документ съгласно изискванията на новия Закон за счетоводството, в сила от 1.01.2002 г.
Видно от текста на чл. 7, ал. 1 от ЗСч, практически няма съществена промяна в реквизитите в сравнение с чл. 8, ал. 1 от отменения Закон за счетоводството. Единствено, тъй като печат на предприятието при съставяне на фактури при продажби" не е включен като реквизит на първичен счетоводен документ, няма основание той да се счита за задължителен. Това становище е изразено в писмо № 93-00-0629 от 5.03.2002 г. от сектор Счетоводство на реалния сектор" при МФ и е възприето от Главна данъчна дирекция.
2. Относно необходимостта от промяна на бланката (образеца) на фактурата като първичен счетоводен документ.
Във връзка с отговора по първия въпрос към 1.01.2002 г. липсва съществена промяна в минималните задължителни реквизити на първичния счетоводен документ. Следователно не е налице изискване в действащото счетоводно и данъчно законодателство да бъдат унищожени всички налични към датата на влизане в сила на ЗСч бланки и фактури. Нормативно не е предвиден и ред за одобряване и/или публикуване в Държавен вестник" на задължителен образец на първичен счетоводен документ (фактура), адресиран до други предприятия или физически лица.
3. Относно броя на подписите, които следва да са налице като задължителен реквизит, и възможността за замяната им с идентификационни шифри.
От получени в Главна данъчна дирекция запитвания е видно, че в практиката се изискват четири и дори шест подписа. Следва да се отбележи, че съгласно текста на чл. 7, ал. 1, т. 6 от ЗСч като задължителен реквизит са посочени само подписите на лицата, отговорни за осъществяването за стопанската операция. Законът дава възможност при обективна необходимост и съставяне на документи чрез технически средства подписите да бъдат заменени с идентификационни шифри (чл. 8 от ЗСч).
С писмо № 93-00-0652 от 19.03.2002 г. на дирекция Бюджет и държавно съкровище", сектор Счетоводство на реалния сектор" при МФ по същия въпрос е изразено следното становище:
Считаме, че е възможно прилагането на чл. 8 от Закона за счетоводството при автоматизирано съставяне на фактури, т. е. когато чрез използване на технически средства (компютри) се съставят първични счетоводни документи по смисъла на чл. 7, ал. 1, подписите на лицата, отговорни за осъществяването и оформянето на стопанската операция, да се заменят с идентификационните им шифри."
4. Относно възможността за попълване на реквизитите, които не са изрично регламентирани в чл. 7 от ЗСч.
Съгласно чл. 4, ал. З от ЗСч предприятията осъществяват счетоводството на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.
Следва да се има предвид, че чл. 7 от ЗСч регламентира само минималните задължителни изисквания (реквизити). Следователно няма пречка предприятията да посочват и други, неизброени такива (например: имената на представляващия фирмата, печат и др.). Наличието на повече от минималните реквизити не лишава фактурата от нейната доказателствена сила. Водещи в това отношение са принципите за действителност на стопанската операция и предимство на съдържанието пред формата.
5. Относно прилагането на чл. 7, ал. 1, т. 6 и чл. 7, ал. 2, т. 5 от ЗСч, във връзка с изясняване обхвата на лицата, отговорни за осъществяването на стопанската операция.
Съгласно чл. 11 от ЗСч, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители, носят отговорност за достоверността на информацията в тях.
Това са същите лица, визирани в чл. 7, ал. 1, т. 6, както и 6 чл. 7, ал. 2, т. 5, които по ред, регламентиран от ръководството на предприятието, са определени да съставят (оформят) и приемат конкретни видове счетоводни документи, както и да ги подписват. Това становище (с изх. № 93-00-0652 от 19.03.2002 г.) на компетентната дирекция на МФ допълнително изяснява възникналите въпроси относно обхвата на лицата, упоменати в посочените разпоредби, и се подкрепя изцяло от Главна данъчна дирекция
В заключение следва да се има предвид водещата роля на минималните изисквания на закона за документалната обоснованост на стопанските операции и факти, във връзка с възприетата от предприятията счетоводна политика.
От гледна точка на данъчното законодателство са налице два специфични момента, които предприятията е необходимо да съобразяват в практиката по документирането на стопанските операции.
1. С промяната на Закона за корпоративното подоходно облагане (в сила от 1.01.2002 г.) документалната обоснованост е един от принципите за признаване на приходите и разходите (чл. 23, ал. 10). По силата на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО документална обоснованост е документирането чрез съдържащи необходимите реквизити по Закона за счетоводството и отразяващи вярно и точно всяка стопанска операция документи.
От 1.01.2002 г. е променен текстът на чл. 23, ал. 2, т. 13 от ЗКПО. Финансовият резултат (печалба или загуба) се преобразува в посока увеличение с разходите, доведе до намалението му, които данъчнозадължените лица не могат да докажат документално по ред, определен в съответните нормативни актове, с първични документи.
Допълнително изискване, което се запази от чл. 23 на ЗКПО (в сила от 31.12.2001 г.), е първичните разходни документи да бъдат придружени с фискален бон от фискални устройства, когато плащането не е извършено по банков път.
Очевидно е, че за целите на ЗКПО предприятията са задължени да докажат документално извършените и отчетени разходи с първичен документ, отговарящ на законоустановените изисквания.
Трайна практика в отговорите на ГДЛ (до данъчнозадължени лица и до данъчни органи) е за осъществени стопански операции, при които изпълнител е физическо лице, което не е регистрирано по Търговския закон, също да се съставя първичен счетоводен документ. За тази цел данъчният закон - ЗКПО, не поставя изискване за наименованието на първичния документ. За физическите лица, които не са задължени да се регистрират по националния данъчен регистър и БУЛСТАТ, в първичния счетоводен документ за продажбата следва да се вписва единният им граждански номер (по аналог с чл. 7, ал. 1, т. З от ЗСч). Вместо наименование и адрес на предприятието следва да се вписват име, презиме, фамилия и адрес на тези лица (по аналог с чл. 7, ал. 1, т. 2 от ЗСч).
В същия смисъл за документалното оформяне на стопанските операции са разяснявани реквизитите, предвидени в чл. 8, ал. 1 от ЗСч (действащ до 31.12.2001 г.).
2. По силата на чл. 94, ал. З, чл. 96 и чл. 97, ал. З от Закона за данък върху добавената стойност са регламентирани задължителни допълнителни реквизити, които следва да притежават данъчната фактура, опростената фактура, данъчните кредитни и дебитни известия.
Настоящите указания на Главна данъчна дирекция, основаващи се и на становища, изразени от дирекция Бюджет и държавно съкровище" при МФ, не претендират за изчерпателност. Те са насочени към улесняване на данъчната и счетоводната практика и единно прилагане на действащото законодателство
Указанието е ценно поради практическата му насоченост, моля да имате предвид че е публикувано тук във връзка с конкретни моменти, въпреки че не е изцяло актуално би могло да помогне в разрешаването на някои казуси съобразно действащото сега законодателство.
